Come registrare gli ospiti se AlloggiatiWeb non funziona

In breve: quando il portale Alloggiati Web è irraggiungibile, il termine delle 24 ore per la comunicazione delle presenze non si ferma. La prima mossa è capire se il blocco è di sistema o è un tuo problema locale. Se è un guasto generalizzato, comunichi i dati alla Questura via PEC con il modulo d'emergenza e conservi la ricevuta. Se il problema è solo tuo, lo risolvi tu: non c'è procedura d'emergenza che tenga.

Prima cosa: di chi è il problema?

La domanda decisiva, anche dal punto di vista legale, è una sola: il portale è caduto per tutti o solo per te?

La procedura d'emergenza vale unicamente in caso di malfunzionamento di sistema confermato. Se il blocco riguarda solo te, non è un guasto del portale: è un problema di connessione, di certificato digitale, di OTP o di account.

Per capirlo bastano due minuti:

• Prova da un'altra connessione (l'hotspot del telefono)

• Cambia dispositivo o browser

• Controlla i canali ufficiali della Polizia di Stato o della tua Questura per eventuali avvisi di manutenzione programmata

Se il problema è tuo (e solo tuo)

Se è la rete locale, cambia connessione o dispositivo. Se compare l'errore sul certificato digitale, quasi sempre è scaduto (dura due anni) o l'antivirus lo blocca. Dal gennaio 2022, comunque, si può accedere anche tramite OTP (One Time Password).

Se è l'account a essere bloccato, l'unica strada è chiamare l'Ufficio Alloggiati della tua Questura e farti sbloccare.

Attenzione: se a piantarsi è il gestionale o l'app di check-in di terze parti, non è una giustificazione valida. In quel caso i dati vanno inseriti a mano, direttamente dall'area di lavoro del portale Alloggiati Web.

Se il portale è giù per tutti: la procedura d'emergenza

Qui scatta la via ufficiale, prevista dal Decreto del Ministero dell'Interno del 7 gennaio 2013.

In concreto:

• Invii una PEC alla Questura territorialmente competente

• Alleghi in PDF il modulo con i dati di tutti gli ospiti arrivati in giornata

• Spieghi nel testo il motivo ("problemi tecnici dovuti a...")

• L'oggetto va scritto nel formato: "PRESENZE DEL GIORNO gg/mm/aaaa – NOME DELLA STRUTTURA"

Trova la PEC della Questura di tua competenza

Scarica la bozza di file da compilare e inviare via PEC

Tre dettagli che ti salvano in caso di controllo

• Usa l'indirizzo PEC ufficiale della tua Questura (cambia da provincia a provincia)

• Fai uno screenshot dell'errore con data e ora ben visibili

• Conserva la ricevuta di invio: quella ricevuta è il tuo salvacondotto

Quando il portale torna online, reinserisci le schedine per completezza del registro: l'adempimento nei termini, però, lo hai già assolto con la PEC.

Perché non puoi prenderla alla leggera

Non parliamo di una multa qualsiasi. La mancata comunicazione delle presenze viola l'articolo 109 del TULPS ed è punita, ai sensi dell'articolo 17, con l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda fino a 206 euro.

È una sanzione penale, e scatta anche per il semplice ritardo, a meno che tu non abbia seguito la procedura d'emergenza.

Tradotto: con il portale giù, la PEC inviata nei termini non è un optional. È la differenza tra un disservizio temporaneo e un guaio serio con la Questura.